Im Job-Interview mit Job-INSIGHTS:

Natascha Hoffner, Gründerin und Geschäftsführerin der messe.rocks GmbH & Initiatorin der Messe herCAREER über die Stellenbesetzung der Projektassistenz

ÜBER DEN JOB

Was sind meine täglichen Aufgaben? Welche Ziele soll ich vorrangig erreichen?

In Ihrer Rolle als Projektassistentin halten Sie die organisatorischen Fäden in der Hand. Sie koordinieren die verschiedenen Deadlines für Print- und Online-Veröffentlichungen und behalten den Überblick, damit all das, was wir besprochen haben, auch eingehalten wird. Bei grafischen Umsetzungen koordinieren Sie die zeitgerechte Produktion mit unserer freien Grafikerin und bei redaktionellen Veröffentlichungen / Lieferungen arbeiten wir mit einem Netzwerk aus freien Redakteur*innen zusammen. Für alle Druckprodukte wie Messezeitung, diverse Flyer und Plakate usw. sind Sie die Schnittstelle und geben Inhalte wie das Programm der Praxisforen und die Ausstellerliste weiter. Um diese Inhalte übergeben zu können, müssen über unsere Software Formulare auf Deutsch bzw. Englisch angelegt und gepflegt werden. Sie haben keine Berührungsängste, im Backend die PayPal-Schnittstelle zu aktivieren und Formulare zu pflegen.

Sie können logisch denken und sind sich der Komplexität unserer Software und damit auch der Chancen und auch Herausforderungen schnell bewusst. Sie unterstützen mich in der Anbahnung neuer Kooperationspartner, die uns helfen, die Messe weiter am Markt zu positionieren. Darüber hinaus ist der Job sehr dienstleistungsorientiert. Der Kunde – sowohl Besucher als auch Aussteller – steht für uns im Fokus. Wir versuchen, etwaige Fragen immer zuerst in einem persönlichen Telefonat zu klären und dabei sachgerecht zu informieren. Mit Ihrer Begeisterungsfähigkeit stellen Sie unsere Produkte, vor allem schwerpunktmäßig die Messe herCAREER, vor und sorgen mit uns dafür, dass die Messe weiter wächst.

Von wem bekomme ich Feedback zu meiner Arbeit und wie oft?

Im Rahmen einer ersten Einarbeitung und eines Onboardings erhalten Sie von mir Einblicke in neue Aufgabenbereiche, die Sie nach und nach übernehmen. Bei Rückfragen können Sie jederzeit auf mich zukommen. Dabei ist mir wichtig, dass Sie Fragen im Idealfall bündeln. Ein erstes persönliches Feedback erhalten Sie nach ca. vier Wochen und vor Ablauf der Probezeit. Viel wichtiger als ein Jahres-Gespräch ist mir allerdings der direkte und unmittelbare Austausch. Dabei sehe ich Sie in der Verantwortung selbstständig Feedback einzuholen. Da wir uns im Office direkt gegenübersitzen, können Sie Fragen, Feedback oder sonstige Auskünfte unmittelbar bei mir einfordern.

ÜBER DIE PERFORMANCE

Welche drei fachlichen Skills sehen Sie als besonders wichtig für die Position?

  • Begeisterungsfähigkeit. Denn wenn Sie nicht von der Sache überzeugt sind, wie wollen Sie dann andere davon überzeugen? Ich wünsche mir, dass Sie sich in der Rolle des Dienstleisters wiederfinden und Lust haben, uns bei der Vielfalt der Aufgaben auch am Kunden und im Vertrieb zu unterstützen.
  • Organisationstalent: Ein S-Verweis bei Excel bringt Sie nicht zur Verzweiflung, ebenso können Sie mit Adobe ein neues Formular bauen und ein beschreibbares PDF generieren. Auch sonst haben Sie die Begabung, bei einer sehr umfangreichen To-do-Liste Prioritäten richtig einzuschätzen und nichts unter den Tisch fallen zu lassen. Aufgaben, denen Sie das erste Mal begegnen, lösen bei Ihnen keine Panikattacken aus, sondern setzen Sie mit viel Engagement um.
  • Hands-on-Mentalität: Wir brauchen Menschen in unserem Team, die machen, sich aber ihrer Verantwortungs- und Entscheidungskompetenz bewusst sind. Wir sind ein kleines Team, in dem jede/r mit seiner Arbeit zum gemeinsamen Erfolg des Projektes beiträgt.

Wie werden sowohl meine fachliche als auch meine persönliche Weiterentwicklung im Unternehmen gefördert?

Sie werden von mir in alle neuen Aufgaben eingeführt. Ein Projektplan unterstützt Sie dabei, das gesamte Projekt als solches zu erfassen. Vereinzelt gibt es Aufgaben, deren Lösung Sie sich selbst aneignen müssen. Im Laufe der Projektorganisation und -durchführung werden Sie selbstsicherer und routinierter, was dazu führt, dass Sie neue Aufgabenbereiche übernehmen können. So bauen Sie sich auch einen Kundenstamm auf. Je länger Sie dem Unternehmen angehören, umso intensiver sind Ihre Mitarbeit und Ihr Mitwirken. Mit Ihrem Engagement bestimmen Sie den Weg. Eine Weiterentwicklung zur Projektleitung ist deshalb ohne Weiteres möglich.

ÜBER DIE INTERVIEWPARTNERIN

Wo sehen Sie die besondere Stärke meines künftigen Teams?

Eine unserer Stärken ist sicherlich die Schnelligkeit, mit der wir arbeiten. Das hängt auch damit zusammen, dass wir durchaus ein Produkt mit Verfallsdatum haben. Der Messetermin ist in der Regel nämlich ein Jahr im Voraus definiert. Auf dieses Datum wird alles ausgerichtet. In unserem Projektmanagement arbeiten wir deshalb mit vielen Deadlines auf den Projektabschluss hin. Unser Prinzip: Nach der Messe ist vor der Messe!

Wir benötigen unterschiedliche Kompetenzen im Team, die das Projekt erfolgreich werden lassen. Keine/r von uns kann alles oder muss alles können.

Wir suchen nach Mitarbeiter*innen, die verantwortungsvoll arbeiten können und wollen, denn wir geben Verantwortung ab, lassen Sie aber niemals allein.

Wie hat sich die Art des Arbeitens für Sie persönlich in den letzten zwei Jahren verändert? Wie in der gesamten Zeit Ihrer Laufbahn im Unternehmen?

Die messe.rocks GmbH gibt es jetzt seit knapp fünf Jahren und die Zeit war für mich persönlich sehr fordernd. Ich liebe die Arbeit, die ich tue, weil ich damit etwas verändern kann. Die Messebranche hat sich in den letzten Jahren sehr stark verändert. Vor über 19 Jahren war ich bereits Teil einer Neugründung in der Messebranche und im Vergleich zu heute, war es wohl einfacher eine Messe zu machen. Wir haben vor allem Flächen verkauft und Werbung gemacht.

Heute ist der Wettbewerb so viel größer und in unserem Segment Karrieremessen gibt es unzählige Formate. Warum also sollte der Kunde ausgerechnet uns buchen? Und genau das beschreibt unsere und meine heutigen Aufgaben. Die Messe herCAREER und die Begegnungen zwischen den Menschen ist das Herzstück. Mein Ziel ist es, unser Unternehmen mit dem Projekt herCAREER ganz klar zur Nummer 1 aufzubauen. Wir wollen Maßstäbe in der Messebranche setzen. Auch die Digitalisierung bauen wir seit dem vergangenen Messeprojekt weiter aus, indem wir Nachfrage und Angebot zielgerechter zusammenführen.

ÜBER DAS TEAM

Warum mögen Sie Ihre Arbeit in diesem Unternehmen?

Die Arbeit in meinem Unternehmen macht mir unglaublich viel Spaß, nicht nur weil sie einen Sinn stiftet und wir einen Beitrag dazu leisten, dass unsere Arbeitswelt noch mehr auf die Talente der Menschen abzielt, statt Rollenbilder zu untermauern und zu bedienen. Darüber hinaus möchte ich mit dem, was ich tue, erfolgreich sein. Wir tun alles dafür, dass Kunden, also Aussteller, Besucher und Partner, bei uns das finden, was sie suchen. Für mich ist Feedback, gerade von unseren Kunden, unglaublich wichtig und hilft dabei, neue Entwicklungen anzustoßen. Ich bin stolz darauf, was wir in den knapp fünf Jahren, seitdem es die messe.rocks GmbH gibt, auf die Beine gestellt haben. Ich weiß aber auch, dass das jede Menge Arbeit und sehr viel Schweiß gekostet hat. Ich möchte etwas mit meiner Arbeit verändern und suche Mitarbeiter*innen, die bereit sind, mich auf diesem Weg zu begleiten.

Nennen Sie mir bitte drei Werte, die in diesem Team gelebt werden.

  • Das Wir: Denn ich bin mir mehr als bewusst, dass Messemachen nur im Team funktioniert. Messen sind keine Einzelleistungen, aber das Ergebnis vieler einzelner Maßnahmen. Jede/r in unserem Team trägt zum gemeinsamen Erfolg des Projektes bei.
  • Die Bereitschaft zu lernen und Offenheit: Das A und O ist die Lust immer wieder etwas Neues dazu zu lernen und Unbekanntes auszuprobieren. Wenn es Probleme oder Schwierigkeiten gibt, sprechen Sie sie offen an. Ebenso können Sie einen offenen und ehrlichen Umgang von uns erwarten.
  • Sich gegenseitig unterstützen: Beim Messemachen ist es ganz wichtig, dass man sich aufeinander verlassen kann und sich auch gegenseitig unterstützt, wenn man sieht, dass jemand nicht weiterkommt.

ÜBER DIE UNTERNEHMENSKULTUR

Gibt es Plattformen wie ein Intranet, Firmenevents oder andere Wege, um sich über die Abteilungen hinweg auszutauschen?

Wir bauen gerade ein internes Wiki auf, um allen Mitarbeitern des Teams einen Zugang zum vielfältigen Wissen des täglichen Doings und des Unternehmens zu verschaffen. So weiß jeder Mitarbeiter, was seine Kollegen genau machen.  Wir sind insgesamt sehr prozessgesteuert, was wir im Projektmanagement auch sein müssen. Step by step gebe ich mein umfangreiches Wissen weiter und erarbeite gemeinsam mit meinem Team neues Know-How und probiere dabei viel Neues aus. Mit dem Team möchte ich dazu beitragen, dieses Wissen zu bündeln, damit es jederzeit ergänzt, abgerufen und angewendet werden kann.

In der Messebranche und auch bei uns wird viel gleistet, aber auch gut gefeiert: Nach der Messe und vor der Messe, zu Weihnachten und auch auf dem Oktoberfest. Aber nicht nur mit solchen Events stärken wir das Teamgefühl, darüber hinaus tauschen wir uns wöchentlich oder wahlweise im zweiwöchigen Wechsel am Freitagnachmittag über die Punkte aus, die wir unter der Woche nicht besprechen konnten.

Welche glichkeiten gibt es, mich über den Job hinaus für das Unternehmen zu engagieren, z. B. mit Vorträgen, Blogbeiträgen, Konferenzbesuchen oder in Netzwerken?

Es würde mich freuen, wenn Sie mit mir oder uns insbesondere Netzwerkveranstaltungen am Abend besuchen. Über die Teilnahme an diesen Events lernen wir eine Vielzahl an Frauen und ihre Geschichten kennen. Ich bin mir sicher, dass wir damit wesentlich zum bisherigen Erfolg der herCAREER und der Platzierung unserer Messe beigetragen haben. Denn unser Business ist ein auf den Menschen bezogenes Business.

Job-INSIGHTS.de ermöglicht Ihnen die direkte Kontaktaufnahme zum Interview-Partner. Bitte stellen Sie ausschließlich fachliche Rückfragen an den / die Interviewpartner/in über die oben rechts aufgeführten Social-Media-Kanäle oder per Direktnachricht.

Über messe.rocks GmbH

Die messe.rocks GmbH ist eine junge Messegesellschaft im Münchner Osten. Wir sind der Veranstalter Deutschlands einziger Karrieremesse für Frauen, die sämtliche Aspekte einer weiblichen und familiären Karriereplanung berücksichtigt. Da wir mit unseren Projekten weiter wachsen möchten, braucht es Macherinnen und Macher, die mit ihrer Begeisterungsfähigkeit und ihrem Können mit uns noch mehr bewegen.